KUKAR, LINGKARKALTIM: Pemerintah Kabupaten (Pemkab) Kutai Kartanegara (Kukar) terus mendorong penataan arsip di lingkungan organisasi perangkat daerah (OPD) agar lebih tertib, efisien, dan mudah diakses. Upaya ini dilakukan melalui pembinaan pengelolaan arsip hingga pemanfaatan aplikasi Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi (SRIKANDI).
Kepala Dinas Kearsipan dan Perpustakaan (Diarpus) Kukar, Ridha Darmawan, mengatakan penataan arsip merupakan bagian dari tata kelola kearsipan yang mencakup sejumlah tahapan, mulai dari penciptaan, penggunaan, penyimpanan, hingga pemusnahan atau penyelamatan arsip permanen.
Menurutnya, Diarpus terus mengarahkan seluruh OPD untuk memanfaatkan aplikasi SRIKANDI dalam pengelolaan surat dan dokumen kedinasan. Selain mengurangi penggunaan kertas, sistem digital tersebut dinilai dapat meminimalkan risiko arsip hilang atau tercecer.
“Penggunaan SRIKANDI memberikan banyak keuntungan. Arsip digital lebih mudah dikelola, penggunaan kertas bisa dikurangi, dan aktivitas kedinasan juga dapat terdokumentasi dengan baik,” ungkap Ridha, Kamis (22/10/2026).
Ia menjelaskan, arsip memiliki fungsi penting sebagai bukti pertanggungjawaban, sumber informasi, serta rekam jejak pelaksanaan kegiatan pemerintah. Karena itu, setiap OPD perlu memastikan dokumen tersimpan sesuai ketentuan.
Dalam pengelolaannya, arsip aktif yang masih sering digunakan harus dipisahkan dari arsip inaktif yang sudah jarang diakses. Arsip inaktif dapat ditempatkan di pusat arsip atau record center sebelum dilakukan penilaian lebih lanjut berdasarkan Jadwal Retensi Arsip (JRA).
Ridha menyebutkan, sebanyak 29 OPD telah melaksanakan pemusnahan arsip sepanjang 2026. Capaian tersebut melampaui target awal yang diperkirakan hanya sekitar lima OPD.
“Walaupun tanpa biaya khusus, kami tetap mendorong OPD untuk melaksanakan pemusnahan arsip sesuai ketentuan. Dari total 59 OPD, masih ada sekitar 30 OPD yang perlu didorong untuk melakukan penataan dan pemusnahan arsip,” jelasnya.
Pemusnahan tidak dapat dilakukan sembarangan. Arsip harus melewati masa retensi, dinyatakan dapat dimusnahkan dalam JRA, serta tidak lagi memiliki nilai guna.
“Dokumen yang masih berkaitan dengan kepentingan hukum atau memiliki nilai sejarah harus tetap disimpan,”tegas Ridha.
Sementara itu, Sekretaris Dinas Perkebunan (Disbun) Kukar, Samsiar, mengatakan pihaknya telah melaksanakan pemusnahan arsip tahap kedua pada Rabu (21/10/2026).
“Arsip yang dimusnahkan merupakan dokumen periode 2011–2020, sebanyak 57 berkas dengan total 300 item,” ungkapnya, Kamis (22/10/26).
Pemusnahan tersebut dilakukan untuk mengurangi penumpukan dokumen yang sudah tidak diperlukan sehingga ruangan dapat dimanfaatkan untuk kebutuhan lain.
Ia juga menilai digitalisasi melalui SRIKANDI dapat membuat pekerjaan lebih praktis dan efisien, sekaligus menghemat penggunaan kertas, biaya percetakan, serta ruang penyimpanan.
Melalui penataan arsip dan penerapan sistem digital, Pemkab Kukar berharap pengelolaan dokumen di setiap OPD semakin tertib, akuntabel, dan mendukung peningkatan kualitas pelayanan pemerintahan. (Adv/dil)
