KUKAR, Lingkarkaltim : Sebagai langkah percepatan dalam pelaksanaan penyusutan arsip yang dilakukan oleh instansi pemerintah daerah Kutai Kartanegara (Kukar), Dinas Kearsipan dan Perpustakaan (Diarpus) Kukar mengadakan kegiatan magang terintegrasi secara cepat.
Kegiatan tersebut dilaksanakan sejak tanggal 13-15 November 2024 di Ruang Rapat Kearsipan, jalan Panji kecamatan Tenggarong dengan narasumber dari Arsiparis Ahli Muda Diarpus Kukar, Siti Noergaimah.
Kepala Bidang Perlindungan dan Penyelamatan Arsip Diarpus Kukar, Varia Fadillah, menjelaskan bahwa kegiatan ini sebelumnya telah dilaksanakan dua kali yang melibatkan peserta dari 6 kecamatan di Kukar. Dan magang yang terakhir ini melibatkan Badan dan OPD yakni Rumah Sakit Umum Parikesit Tenggarong , Dinas Komunikasi dan Informatika (Diskominfo) dan Dinas Pengendalian Penduduk dan Keluarga Berencana (DPPKB).
“Penyusutan arsip dibutuhkan supaya pertama arsip tidak terlalu menumpuk, arsip jadi mudah ditemukan, dan dapat memisahkan arsip-arsip yang sudah tidak bernilai guna,” ungkap Varia Fadillah kepada media Lingkarkaltim.com pada Kamis, (14/11/24).
Dikatakannya bahwa pemusnahan arsip ini juga sesuai dengan peraturan yang tertuang dalam Perka ANRI Nomor 37 tahun 2016 tentang Pedoman Penyusutan Arsip dan Perka ANRI Nomor 25 tahun 2012 tentang Pedoman Pemusnahan Arsip.
Pada kegiatan Magang ini peserta akan dibekali materi tentang teknis pemusnahan arsip, teknik alih media arsip dan teknik preservasi arsip.
“Setelah materi selesai nanti akan ada praktek selama satu hari dan selanjutnya akan dilakukan orientasi lapangan atau kunjungan ke lapangan yaitu ke Record Center tempat penyimpanan arsip yang ada di OPD masing-masing,” jelasnya.
Lebih lanjut Varia Fadillah menjelaskan bahwa apabila ada arsip yang masih bernilai guna bisa dipindah ke Lembaga Kearsipan Daerah (LKD) yang akan disimpan di Depo Arsip. Dimana arsip itu disebut Arsip Statis yang harus dipelihara terus selamanya. Kemudian arsip yang di simpan di Record Center itu adalah Arsip Dinamis, Dan arsip yang harus dimusnahkan itu adalah arsip yang retensinya sudah mencapai 10 tahun ke atas yang sudah tidak punya nilai guna dan tidak dibutuhkan lagi.
“Dalam menentukan arsip apakah akan dimusnahkan, apakah akan diserahkan ke Diarpus maupun disimpan di Record Center itu dilakukan oleh tim penilai arsip yang terdiri atas tim dari Diarpus dan tim dari Kepala Bidang di OPD masing-masing,” ujarnya.
Dirinya berharap dengan diadakannya magang ini dapat tercipta Sumber Daya Manusia (SDM) kearsipan yang tersertifikat dan bisa menjadi motivasi dalam melakukan Penyusutan arsip.
“Kegiatan ini juga akan kami ikutkan dalam Pekan Inovasi dan Krativitas yang akan dilaksanakan oleh Badan Riset Inovasi Daerah (BRIDA),” pungkasnya. (adv/ning)
